微軟:遠距辦公讓員工有數位超載的過勞現象

微軟:遠距辦公讓員工有數位超載的過勞現象

受到疫情防護政策影響,混合辦公模式成為新常態,雖然提升工作彈性,但工作壓力也隨之攀升,為了有效舒緩混合辦公需求,微軟提出相關的解決方案給業界參考。

微軟在今年三月公佈的 2021 工作趨勢報告中指出,數位超載已成為混合辦公新時代的迫切問題,全球受訪者有 54% 表示感受到工作過度,39% 則指出自己是明顯疲勞。

如今,微軟工作趨勢指數Pulse 報告指出,用戶有「數位超載(digital overloads)」的過勞現象,顯示遠距辦公雖帶動生產力提升,然而長時間面對大量會議與資訊,有損員工身心健康、連帶也對企業營運造成影響。

微軟統計,Microsoft Teams 用戶數大幅成長,截至今年 4 月全球每日活躍用戶數已達 1.45 億人,比去年同期成長約 2 倍。而在過去一年裡,Microsoft Teams 用戶的每週會議時間大幅增加 148%;Email 發送量也爆增 406 億封。

此次微軟釋出的新工作趨勢指數報告 ─ Work Trend Index Pulse Report 當中發表一項由微軟人因工程實驗室(Human Factors Lab)執行的研究調查,針對微軟及非微軟員工進行 EEG 腦波檢測,實驗組連續參與四場 30 分鐘的視訊會議,中間沒有任何休息;對照組則在每場會議之間休息 10 分鐘,結果發現腦部活動的表現大不同:

  1. 腦部 Beta 波隨工作時間增加而明顯上揚:實驗組因為無法獲得休息,腦部 Beta 波愈來愈高,代表壓力累積;對照組因獲得短暫休息,在所有會議結束時,腦部 Beta 波仍維持穩定。
  2. 左右大腦額葉波不對稱frontal alpha asymmetry:實驗組因馬拉松式地參與會議,左右大腦額葉波出現負向不對稱,代表專注力下降;對照組則出現正向不對稱,仍能維持高度專注力。
  3. Beta 波陡升陡降:一場會議結束後立即進入下一場,使得實驗組的腦部 Beta 波在短時間內暴衝又滑落,在腦電圖上呈現許多針狀尖峰;尤其是在會議結束及開始前,壓力明顯上升。對照組不但較少針狀尖峰,而且在休息時十分鐘內,Beta 波明顯下降,代表壓力減輕。

此實驗帶來三項關鍵啟發:

  1. 會議之間短暫休息,能讓腦部「Reset 重新開機」,減少壓力的累積
  2. 不間斷的會議將降低專注力和投入能力
  3. 會議之間的轉換期,可能是高壓力的來源

換言之,這項最新研究顯示,居家工作若無適度休息,壓力將大幅增加,專注力也隨之下滑;而最簡單的解方就是:短短 5 到 10 分鐘的休息,伸展、喝水、讓思慮放鬆,就能維持效率。

此外,微軟還透過 Microsoft Teams 的 Together mode 能幫助減緩會議中的疲勞;利用 Virtual commute 功能重新設定工作與家庭生活的界限;而 Microsoft Viva Insights 則整合了 Headspace 冥想和正念功能等等。至於 Microsoft Outlook 最新發表的自動排程功能,在會議時程設定完成之後,系統即自動縮短會議時間 5 至 10 分鐘,作為休息空檔,讓遠距辦公者能確實休息。

如此一來,不僅改善員工身心健康,也有助於管理者強化團隊向心力、為企業營運效能加分。

微軟表示,如何重新找回工作團隊的緊密連結,在這個邁入辦公新時代的轉型期,顯得格外重要。微軟不斷透過調查分析,找出混合式辦公帶來的問題,提供企業管理者思考調整的契機,此次發表的報告結論及相關軟體工具,只是微軟造福新時代辦公族群及企業效能的一個開始,未來微軟將持續發現問題、推出更多功能來助力個人、企業與組織。

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